Office Assistant

Finders International е фирма на професионални генеалози, които предоставят пълна гама от услуги за подкрепа на тези, които се занимават с администрацията на имоти, от адвокати, банки, корпоративни и държавни служители до благотворителни организации, професионални администратори и изпълнители.

Finders се ангажират да осигурят не безсмислена, бърза и приятелска услуга, като същевременно гарантират запазването на най-високите професионални стандарти.

Целта на тази роля е да осигури поддръжка на мениджъра на Office и да осигури безпроблемно функциониране на двата офис сайта.

Основни задължения и отговорности

  • Уверете се, че писмените записи и процеси на административния отдел се поддържат актуални. Подобрете съществуващите процеси и внедрете нови, където е необходимо.
  • Оказвайте съдействие на мениджъра на Office при управление на разходите. Изготвяйте месечни отчети, проследявайте разходите и идентифицирайте областите, където могат да се направят съкращения.
  • Осигурете покритие при отсъствие на рецепционист -
    • отговаряйте учтиво, бързо и ефективно на голям обем входящи телефонни обаждания
    • приемайте и предавайте точни съобщения по имейл и по телефона
    • съдействие при входяща и изходяща поща
    • съдействие при куриерски резервации
  • Поддържайте запаси от канцеларски материали и освежителни напитки в двата офис обекта
  • Поддържайте двата офисни сайта представени на висок стандарт
  • Всяка друга трудова дейност, изисквана от ръководството

Умения, знания, образование и опит

  • Минимум 1 година непрекъснат трудов стаж в подобна роля
  • Възможност за точна работа, спазване на инструкциите и спазване на срокове
  • Възможност за постигане на цели, работещи като част от екип
  • Добър комуникатор с отличен говорим и писмен английски
  • Бързо схващащ
  • Мотивиран със силна работна етика
  • Надежден, гъвкав и приспособим

Отказ от отговорност

Компанията представя тази длъжностна характеристика като ръководство за основните области и задължения, за които титулярят е отговорен. Въпреки това, бизнесът работи в среда, която изисква промяна и специфичните отговорности и дейности на титуляра ще варират и ще се развиват. Следователно длъжностната характеристика трябва да се разглежда като ориентировъчна, а не като постоянно, окончателно и изчерпателно изявление.