Office-assistenten

Finders International er et firma af professionelle probate-genealoger, der tilbyder et omfattende udvalg af supporttjenester til dem, der beskæftiger sig med ejendomsadministration, fra advokater, banker, corporate og statsforvaltere til velgørende organisationer, professionelle administratorer og eksekutorer.

Finders er forpligtet til at give en no-nonsense, hurtig og venlig service samtidig med at de højeste faglige standarder opretholdes.

Formålet med denne rolle er at yde support til Office Manager og sikre en smidig drift af de to kontorsteder.

Hovedopgaver og ansvar

• Sørg for, at administrationsafdelingens skriftlige optegnelser og processer holdes opdaterede. Forbedre eksisterende processer og implementer nye, hvor det er nødvendigt.
• Giv Office Manager hjælp med udgiftsstyring. Udarbejd månedlige rapporter, følg omkostninger og identificer områder, hvor der kan foretages nedskæringer.
• Giv dækning i receptionistens fravær -
  • besvare høje mængder indgående telefonopkald høfligt, hurtigt og effektivt
  • tage og videreformidle nøjagtige meddelelser via e-mail og telefon
  • hjælpe med indgående og udgående mail
  • hjælpe med kurerbestillinger

• Vedligehold lagre af papirvarer og forfriskninger på de to kontorsteder
• Hold de to kontorsider præsenteret til en høj standard
• Enhver anden arbejdsaktivitet, der kræves af ledelsen

Færdigheder, viden, uddannelse og erfaring

• Minimum 1 års uafbrudt erhvervserfaring i en lignende rolle
• Evne til at producere nøjagtigt arbejde, følge instruktionerne og overholde deadlines
• Evne til at nå mål, der fungerer som en del af et team
• God kommunikator med fremragende talt og skriftlig engelsk
• Hurtig lærer
• Selvmotiveret med en stærk arbejdsmoral
• Pålidelig, fleksibel og tilpasningsdygtig

Ansvarsfraskrivelse

Virksomheden præsenterer denne jobbeskrivelse som en guide til de vigtigste områder og pligter, som jobindehaveren er ansvarlig for. Virksomheden opererer dog i et miljø, der kræver forandring, og jobhavers specifikke ansvar og aktiviteter vil variere og udvikle sig. Derfor skal jobbeskrivelsen ses som vejledende og ikke som en permanent, endelig og udtømmende erklæring.