Office-Assistenten
Finders International ist eine Firma von professionellen Genealogen für Nachlassfragen, die eine umfassende Palette von Unterstützungsdiensten für diejenigen anbieten, die mit Estate Administration zu tun haben, von Anwaltskanzleien, Banken, Firmen- und Staatstreuhändern bis hin zu Wohltätigkeitsorganisationen, professionellen Administratoren und Testamentsvollstreckern.
Die Finder sind bemüht, einen unkomplizierten, schnellen und freundlichen Service zu bieten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die höchsten professionellen Standards eingehalten werden.
Der Zweck dieser Rolle besteht darin, den Office Manager zu unterstützen und einen reibungslosen Betrieb der beiden Office-Standorte sicherzustellen.
Hauptpflichten und Verantwortungen
- Stellen Sie sicher, dass die schriftlichen Aufzeichnungen und Prozesse der Verwaltungsabteilung auf dem neuesten Stand sind. Verbessern Sie bestehende Prozesse und implementieren Sie bei Bedarf neue.
- Unterstützen Sie den Office Manager bei der Kostenverwaltung. Erstellen Sie monatliche Berichte, verfolgen Sie die Kosten und identifizieren Sie Bereiche, in denen Kürzungen vorgenommen werden können.
- In Abwesenheit des Empfangsmitarbeiters Deckung bieten -
- Beantworten Sie höflich, schnell und effizient viele eingehende Telefonanrufe
- Nehmen Sie genaue Nachrichten per E-Mail und Telefon entgegen und leiten Sie sie weiter
- Unterstützung bei eingehenden und ausgehenden E-Mails
- Unterstützung bei Kurierbuchungen
- Halten Sie an den beiden Bürostandorten Vorräte an Schreibwaren und Erfrischungen bereit
- Halten Sie die beiden Bürostandorte auf einem hohen Standard
- Alle anderen vom Management geforderten Arbeitsaktivitäten
Fähigkeiten, Wissen, Bildung & Erfahrung
- Mindestens 1 Jahr ununterbrochene Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle
- Fähigkeit, genaue Arbeit zu leisten, Anweisungen zu befolgen und Termine einzuhalten
- Fähigkeit, Ziele im Team zu erreichen
- Guter Kommunikator mit ausgezeichnetem Englisch in Wort und Schrift
- Schneller Lerner
- Selbstmotiviert mit einer starken Arbeitsmoral
- Zuverlässig, flexibel und anpassungsfähig
Haftungsausschluss
Das Unternehmen präsentiert diese Stellenbeschreibung als Leitfaden für die wichtigsten Bereiche und Aufgaben, für die der Stelleninhaber verantwortlich ist. Das Unternehmen arbeitet jedoch in einem Umfeld, das Veränderungen erfordert, und die spezifischen Verantwortlichkeiten und Aktivitäten des Stelleninhabers variieren und entwickeln sich. Daher sollte die Stellenbeschreibung als indikativ und nicht als dauerhafte, endgültige und erschöpfende Aussage angesehen werden.