Employé administratif
Finders International est un cabinet de généalogistes professionnels qui fournit une gamme complète de services de soutien aux personnes en charge de l'administration des successions: avocats, banques, fiduciaires de sociétés et d'État, ainsi que des associations caritatives, des administrateurs professionnels et des exécuteurs.
Finders s’engage à fournir un service simple, rapide et convivial tout en veillant au respect des normes professionnelles les plus strictes.
Le but de ce rôle est de fournir un soutien au gestionnaire de bureau et d'assurer le bon fonctionnement des deux sites de bureau.
Principaux devoirs et responsabilités
- Assurez-vous que les enregistrements et les processus écrits du service administratif sont tenus à jour. Améliorez les processus existants et implémentez-en de nouveaux si nécessaire.
- Fournir une assistance au gestionnaire de bureau dans la gestion des dépenses. Produire des rapports mensuels, suivre les coûts et identifier les domaines où des coupes peuvent être effectuées.
- Fournir une couverture en l'absence de la réceptionniste -
- répondre poliment, rapidement et efficacement à un volume élevé d'appels téléphoniques entrants
- prendre et relayer des messages précis par e-mail et par téléphone
- aider avec le courrier entrant et sortant
- aider avec les réservations de messagerie
- Maintenir des stocks de papeterie et de rafraîchissements dans les deux sites de bureaux
- Gardez les deux sites de bureau présentés à un niveau élevé
- Toute autre activité de travail requise par la direction
Compétences, connaissances, éducation et expérience
- Minimum 1 an d'expérience de travail ininterrompue dans un rôle similaire
- Capacité à produire un travail précis, à suivre les instructions et à respecter les délais
- Capacité à atteindre des objectifs en travaillant en équipe
- Bon communicateur avec un excellent anglais parlé et écrit
- Enseignement rapide
- Motivé avec une forte éthique de travail
- Fiable, flexible et adaptable
Clause de non-responsabilité
L'entreprise présente cette description de poste comme un guide des principaux domaines et fonctions dont le titulaire de poste est responsable. Cependant, l'entreprise évolue dans un environnement qui exige des changements et les responsabilités et activités spécifiques du titulaire de poste varieront et évolueront. Par conséquent, la description de poste doit être considérée comme indicative et non comme une déclaration permanente, définitive et exhaustive.