Assistente di Office

Finders International è una società di genealogisti professionisti che fornisce una gamma completa di servizi di supporto a coloro che si occupano di amministrazione immobiliare, da avvocati, banche, fiduciari aziendali e statali fino a enti di beneficenza, amministratori professionisti ed esecutori.

I Finder si impegnano a fornire un servizio semplice, veloce e amichevole, garantendo al tempo stesso il mantenimento dei più elevati standard professionali.

Lo scopo di questo ruolo è fornire supporto all'Office Manager e garantire il corretto funzionamento dei due siti dell'ufficio.

Principali mansioni e responsabilità

  • Assicurati che le registrazioni e i processi scritti del reparto amministrativo siano mantenuti aggiornati. Migliora i processi esistenti e implementane di nuovi ove necessario.
  • Fornire assistenza all'Office Manager con la gestione delle spese. Produci rapporti mensili, monitora i costi e identifica le aree in cui è possibile effettuare tagli.
  • Fornire copertura in assenza di receptionist -
    • rispondere ad un alto volume di chiamate telefoniche in arrivo in modo educato, rapido ed efficiente
    • ricevere e trasmettere messaggi precisi tramite e-mail e telefono
    • assistere con la posta in arrivo e in uscita
    • assistere con le prenotazioni del corriere
  • Mantenere le scorte di cancelleria e rinfreschi nei due siti degli uffici
  • Mantieni i due siti degli uffici presentati a un livello elevato
  • Qualsiasi altra attività lavorativa richiesta dalla direzione

Abilità, conoscenza, istruzione ed esperienza

  • Minimo 1 anno di esperienza lavorativa ininterrotta in un ruolo simile
  • Capacità di produrre un lavoro accurato, seguire le istruzioni e rispettare le scadenze
  • Capacità di raggiungere obiettivi lavorando come parte di un team
  • Buon comunicatore con un ottimo inglese parlato e scritto
  • Studente veloce
  • Auto-motivato con una forte etica del lavoro
  • Affidabile, flessibile e adattabile

Negazione di responsabilità

L'azienda presenta questa descrizione del lavoro come guida alle principali aree e compiti per i quali il titolare del lavoro è responsabile. Tuttavia, l'azienda opera in un ambiente che richiede cambiamenti e le responsabilità e le attività specifiche del titolare del lavoro varieranno e si svilupperanno. Pertanto, la descrizione del lavoro deve essere vista come indicativa e non come una dichiarazione permanente, definitiva ed esaustiva.