Office-assistenten

Finders International är ett företag med professionella probate genealoger som erbjuder ett omfattande utbud av supporttjänster till dem som handlar med Estate Administration, från advokater, banker, företag och statsförvaltare till välgörenhetsorganisationer, professionella administratörer och exekutörer.

Finders är engagerade i att ge en nonsens, snabb och vänlig service samtidigt som man säkerställer att de högsta professionella standarderna upprätthålls.

Syftet med denna roll är att ge support till Office Manager och att se till att de två kontorsplatserna fungerar smidigt.

Huvuduppgifter och ansvar

  • Se till att administrationsavdelningens skriftliga register och processer hålls uppdaterade. Förbättra befintliga processer och implementera nya vid behov.
  • Ge hjälp till Office Manager med kostnadshantering. Skapa månatliga rapporter, spåra kostnader och identifiera områden där nedskärningar kan göras.
  • Ge skydd i receptionistens frånvaro -
    • besvara höga volymer inkommande telefonsamtal artigt, snabbt och effektivt
    • ta och vidarebefordra korrekta meddelanden via e-post och via telefon
    • hjälpa till med inkommande och utgående e-post
    • hjälpa till med kurirbokningar
  • Håll lager av pappersvaror och förfriskningar på de två kontorsplatserna
  • Håll de två kontorsplatserna höga
  • Alla andra arbetsaktiviteter som krävs av ledningen

Färdigheter, kunskap, utbildning och erfarenhet

  • Minst 1 års oavbruten arbetserfarenhet i en liknande roll
  • Möjlighet att producera korrekt arbete, följa instruktionerna och uppfylla tidsfrister
  • Förmåga att uppnå mål som fungerar som en del av ett team
  • Bra kommunikatör med utmärkt talad och skriftlig engelska
  • Snabb lärd
  • Självmotiverad med en stark arbetsetik
  • Pålitlig, flexibel och anpassningsbar

Ansvarsfriskrivning

Företaget presenterar denna arbetsbeskrivning som en guide till de viktigaste områdena och arbetsuppgifterna för vilken arbetstagaren är ansvarig. Verksamheten verkar dock i en miljö som kräver förändring och arbetstagarens specifika ansvar och aktiviteter kommer att variera och utvecklas. Därför bör arbetsbeskrivningen ses som vägledande och inte som ett permanent, definitivt och uttömmande uttalande.