Trợ lý văn phòng

Finders International là một công ty chuyên về phả hệ chuyên nghiệp, cung cấp một loạt các dịch vụ hỗ trợ cho những người giao dịch với Cục Quản lý Bất động sản, từ Solicitors, Banks, Corporate và State Trustees đến các tổ chức từ thiện, quản trị viên chuyên nghiệp và các nhà điều hành.

Người tìm kiếm cam kết cung cấp một dịch vụ vô nghĩa, nhanh chóng, thân thiện trong khi vẫn đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp cao nhất được duy trì.

Mục đích của vai trò này là cung cấp hỗ trợ cho Người quản lý văn phòng và đảm bảo hoạt động trơn tru của hai trang web văn phòng.

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

  • Đảm bảo rằng các hồ sơ và quy trình bằng văn bản của bộ phận Quản trị được cập nhật. Cải thiện các quy trình hiện có và triển khai các quy trình mới khi cần thiết.
  • Cung cấp hỗ trợ cho Người quản lý văn phòng về quản lý chi phí. Lập báo cáo hàng tháng, theo dõi chi phí và xác định các khu vực có thể cắt giảm.
  • Cung cấp vỏ bọc khi Lễ tân vắng mặt -
    • trả lời số lượng lớn cuộc gọi đến một cách lịch sự, nhanh chóng và hiệu quả
    • nhận và chuyển tiếp các thông điệp chính xác qua email và qua điện thoại
    • hỗ trợ với thư đến và thư đi
    • hỗ trợ đặt phòng chuyển phát nhanh
  • Duy trì kho văn phòng phẩm và đồ uống giải khát tại hai văn phòng
  • Giữ cho hai địa điểm văn phòng được trình bày theo tiêu chuẩn cao
  • Bất kỳ hoạt động công việc nào khác do quản lý yêu cầu

Kỹ năng, Kiến thức, Giáo dục & Kinh nghiệm

  • Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc không bị gián đoạn ở vai trò tương tự
  • Khả năng tạo ra công việc chính xác, làm theo hướng dẫn và đáp ứng thời hạn
  • Khả năng đạt được mục tiêu khi làm việc như một phần của nhóm
  • Giao tiếp tốt với tiếng Anh nói và viết xuất sắc
  • Người tiếp thu nhanh
  • Năng động bản thân với tinh thần làm việc mạnh mẽ
  • Đáng tin cậy, linh hoạt và thích ứng

Từ chối trách nhiệm

Công ty trình bày bản mô tả công việc này như một hướng dẫn về các lĩnh vực và nhiệm vụ chính mà chủ nhân công việc phải chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường đòi hỏi sự thay đổi và các trách nhiệm và hoạt động cụ thể của chủ nhân sẽ thay đổi và phát triển. Do đó, mô tả công việc nên được xem như là một chỉ dẫn chứ không phải là một tuyên bố vĩnh viễn, dứt khoát và đầy đủ.