Asistente de oficina
Finders International es una firma de genealogistas de sucesiones profesionales que brindan una amplia gama de servicios de apoyo a aquellos que se ocupan de la Administración del Estado, desde abogados, fideicomisos corporativos y estatales hasta organizaciones benéficas, administradores profesionales y ejecutores.
Los buscadores se comprometen a proporcionar un servicio rápido, sencillo y sin complicaciones, a la vez que garantizan que se mantengan los más altos estándares profesionales.
El propósito de esta función es brindar apoyo al administrador de la oficina y garantizar el buen funcionamiento de las dos oficinas.
Principales deberes y responsabilidades
- Asegúrese de que los registros y procesos escritos del departamento de administración se mantengan actualizados. Mejore los procesos existentes e implemente otros nuevos cuando sea necesario.
- Brindar asistencia al gerente de la oficina con la gestión de gastos. Produzca informes mensuales, realice un seguimiento de los costos e identifique las áreas en las que se pueden realizar recortes.
- Proporcionar cobertura en ausencia de la recepcionista -
- responder a un gran volumen de llamadas telefónicas entrantes de forma cortés, rápida y eficaz
- tomar y transmitir mensajes precisos por correo electrónico y por teléfono
- ayudar con el correo entrante y saliente
- ayudar con las reservas de mensajería
- Mantener existencias de material de oficina y refrescos en las dos oficinas.
- Mantenga los dos sitios de oficinas presentados a un alto nivel
- Cualquier otra actividad laboral requerida por la gerencia
Habilidades, conocimiento, educación y experiencia
- Mínimo 1 año de experiencia laboral ininterrumpida en un puesto similar
- Capacidad para producir un trabajo preciso, seguir instrucciones y cumplir con los plazos.
- Capacidad para lograr metas trabajando en equipo.
- Buen comunicador con excelente inglés hablado y escrito
- Aprende rápido
- Automotivado con una sólida ética de trabajo
- Confiable, flexible y adaptable
Observación
La empresa presenta esta descripción del puesto como una guía de las principales áreas y deberes de los que es responsable el titular del puesto. Sin embargo, la empresa opera en un entorno que exige cambios y las responsabilidades y actividades específicas del trabajador varían y se desarrollan. Por tanto, la descripción del puesto debe verse como indicativa y no como una declaración permanente, definitiva y exhaustiva.