Toimistoapulainen

Finders International on ammattilaistutkimuksen genealogistien yritys, joka tarjoaa laajan valikoiman tukipalveluja kiinteistöhallinnon, solicitorin, pankkien, yritysten ja valtion varainhoitajien kautta hyväntekeväisyysjärjestöille, ammattijohtajille ja täytäntöönpanijoille.

Finders ovat sitoutuneet tarjoamaan ei-hölynpölyä, nopeaa ja ystävällistä palvelua samalla kun varmistetaan, että korkeimmat ammatilliset standardit säilyvät.

Tämän roolin tarkoituksena on tarjota tukea Office Managerille ja varmistaa kahden toimistosivuston sujuva toiminta.

Tärkeimmät tehtävät ja velvollisuudet

• Varmista, että järjestelmänvalvojan osaston kirjalliset asiakirjat ja prosessit pidetään ajan tasalla. Paranna nykyisiä prosesseja ja ota uusia käyttöön tarvittaessa.
• Tarjoa apua Office Managerille kulujen hallinnassa. Laadi kuukausiraportit, seuraa kustannuksia ja tunnista alueet, joilla leikkauksia voidaan tehdä.
• Suojaa vastaanottovirkailijan poissa ollessa -
  • vastata suuriin määriin saapuviin puheluihin kohteliaasti, nopeasti ja tehokkaasti
  • ota ja välitä tarkkoja viestejä sähköpostitse ja puhelimitse
  • avustaa saapuvan ja lähtevän postin lähettämisessä
  • auttaa kuriirivarauksissa

• Säilytä paperitavaroiden ja virvokkeiden varastot kahdessa toimipaikassa
• Pidä esitetyt kaksi toimistosivustoa korkeatasoisena
• Muu johdon vaatima työ

Taidot, tieto, koulutus ja kokemus

• Vähintään yhden vuoden keskeytymätön työkokemus samankaltaisessa roolissa
• Kyky tuottaa tarkkaa työtä, noudattaa ohjeita ja noudattaa määräaikoja
• Kyky saavuttaa tavoitteet työskennellessään osana tiimiä
• Hyvä kommunikaattori, jolla on erinomainen puhettu ja kirjoitettu englanti
• Nopea oppimaan
• Itse motivoiva ja vahva työetiikka
• Luotettava, joustava ja mukautuva

Vastuun kieltäminen

Yritys esittelee tämän työnkuvan oppaana tärkeimmille alueille ja tehtäville, joista työnhaltija on vastuussa. Yritys toimii kuitenkin ympäristössä, joka vaatii muutosta, ja työnhaltijan erityiset vastuut ja toiminnot vaihtelevat ja kehittyvät. Siksi työnkuvaa olisi pidettävä ohjeellisena eikä pysyvänä, lopullisena ja tyhjentävänä lausumana.